Путь от ТЭО до денег

Важно понимать, что ТЭО — это демонстрация возможности меньше тратить или больше зарабатывать при помощи новой системы. Но возможностью ещё надо воспользоваться. Для этого нужен отдельный проект, реализовать который должен бизнес (а не ИТ).

ТЭО обещает сокращение трудозатрат? В проекте должно быть сокращение штата, переобучение сотрудников, изменение оргструктуры, смена системы мотивации для сотрудников и для менеджеров. ТЭО обещает лучшую аналитику по сегментам рынка? В проекте должно быть обучение отдела маркетинга, план и бюджет таргетированных маркетинговых программ. И так далее.

Если вы планируете представлять ТЭО высшему руководству или акционерам, сформулируйте чётко, «что дальше». Лучше всего, если у вас либо будет готовая программа реализации возникших возможностей, либо хотя бы союзник из бизнеса, который скажет «с такой системой сокращение расходов я вам гарантирую».

Путь от ТЭО до денег

Что ответить на возражение про «теоретиков»

Мы все пользуемся теориями.

Почему-то считается, что теории — это удел профессоров и «ботаников», которые ничего не понимают в бизнесе. Это не так. Матёрый прагматик тоже опирается на теории, даже если он это так не называет. Их основа — его опыт и интуиция. Например, к теориям, объясняющим низкую прибыль, относятся утверждения типа:

  • «Они просто недостаточно вкалывают»,
  • «Там менеджер слабый, у него сотрудники бездельничают»,
  • «Они недостаточно энергично работают с покупателями»,
  • «Просто место для магазина выбрано неудачное»

Проведение замеров и формирование ТЭО на их основе как раз позволит создать теорию немного другого типа — опирающуюся на факты. Правда для того, чтобы согласиться на такую работу,руководителю придётся признать, что его интуиция может быть небезупречна, а это само по себе требует определённой зрелости.

Что ответить на возражение про «теоретиков»

Почему ваше внедрение проходит без ТЭО?

Потому что ваш начальник не любит теоретиков.

Даже простейшее ТЭО требует проведения исследования. В нашем примере для подсчёта экономии нужно знать, сколько времени продавцы тратят на пополнение полок сегодня. Это означает, что нужно послать несколько аналитиков с секундомерами и по магазинам, чтобы замерить это время в реальных условиях.

(Если просто спросить директора магазина, он скажет то, что, по его мнению, хочет услышать руководство. Когда вы покажете ему результаты замеров, они, скорее всего, разойдутся с его оценками).

Увы, но такие замеры проводятся редко, поскольку эта работа кажется руководителям «слишком теоретической». Более того, ваш начальник может опасаться, что коллеги сочтут его некомпетентным, поскольку он не знает назубок параметры вверенного ему участка. Замеры потребуют денег и времени, и могут привести к пересмотру ранее принятых решений — а этого никто не хочет.

Из разговоров с потенциальным клиентом: «Мы решили менять систему, и даже если у нас нет ТЭО — мы не хотим тратить время на обсуждения, зачем мы её меняем. Наше дело решить, ваше дело — предложить условия по внедрению» . Я отказался.

Почему ваше внедрение проходит без ТЭО?

Лебедь, рак и щука

Менеджер компании рассказывает вам, зачем ему нужна новая ИТ-система, и показывает ТЭО. Всё прекрасно, решение о внедрении продуманно и обоснованно, можно начинать проект. Так?

Не обязательно. Надо ещё убедиться, что обоснование этого решения одно и то же у вашего собеседника и у руководства. И главное: согласен ли с этим обоснованием владелец бюджета?

Недавно сталкивался с компанией, которая вроде бы решила внедрять новую систему, но когда обоснование решили записать, выяснилось, что участники преследуют совершенно разные цели. И каждый был уверен, что именно его задача является основной:

  • Розница хотела оптимизации процессов, чтобы сократить персонал в магазинах,
  • Логистика хотела более точной информации об остатках товаров, чтобы лучше планировать закупки,
  • Маркетинг хотел поддержки на кассах новых маркетинговых механик,
  • ИТ хотели систему на более надёжной платформе, чтобы снизить риски сбоев.

Мой прогноз: в этом проекте будут слёзы. Почти всегда возникают нюансы, из-за которых решение задачи получается более сложным, чем ожидалось. Проект затягивается, бюджеты приходится увеличивать. Когда задача одна (например оптимизация процессов), можно сконцентрироваться на ней, отбросив всё остальное. Здесь же, скорее всего, начнётся игра в «лебедя, рака и щуку», где розница, логистика и маркетинг будут воевать за сохранение своей части ТЗ. Если же в проект вмешается первое лицо, то родится компромисс — система, которую большой кровью дотянули до состояния, когда она не сильно хуже предыдущей. И бизнес будет за спиной у проектной команды вопрошать — «а зачем, собственно, мы тратили все эти деньги»?

Для избежания такого разнобоя важно договориться об одном, максимально простом, обосновании, которое принято всеми, включая первое лицо. Тогда можно в управляемые сроки достичь соответствующих результатов, и уже потом думать о дальнейшем улучшении системы.

Лебедь, рак и щука

Простейшее ТЭО

В простейшем виде технико-экономическое обоснование на внедрение новой системы может выглядеть примерно так:

  • В нашей сети 200 магазинов
  • В каждом магазине три продавца каждый день тратят по полчаса два раза в день на пополнение торгового зала (проверяют, какие товары остались на полках, сообщают складу, что ещё нужно вынести, расставляют вынесенное). Итого 200х3х0,5х2=600 часов в день.
  • При внедрении новой системы управления магазином, включающей в себя автоматический заказ товара на полку, время сократится до 5 минут 2 раза в день, то есть в 6 раз меньше, а именно — 100 часов в день. Экономия — 500 часов в день.
  • Зарплата продавца 30 тысяч рублей в месяц, с налогами, отчислениями и накладными расходами можно считать 60 тысяч рублей. В месяце 22х8 рабочих часов, то есть стоимость одного часа — примерно 340 рублей. То есть мы сэкономим 500х340=170 000 рублей в день, или примерно 5 миллионов рублей в месяц, или 60 миллионов в год.

Естественно, тут есть много нюансов, их мы рассмотрим позже. Важно понимать, что часто основой для принятия решений становятся именно такие простые выкладки.

Простейшее ТЭО

«Эта система позволит сократить трудозатраты…»

В ТЭО часто встречается фраза «это позволит сократить трудозатраты на (столько-то)».

Однажды я участвовал в разговоре между финансовым директором розничной сети и менеджером собственно розничного департамента. Речь шла об утверждении бюджета на внедрение новой ИТ-системы. Менеджер хорошо подготовился к разговору, и подсчитал, сколько часов сотрудников в магазинах эта система сэкономит. Но он не подготовился к ответу финдира, который сказал: «окей, но тогда дай мне вначале согласованный график сокращения штатных расписаний в магазинах».

Вообще сокращение трудозатрат — одна из главных тем ТЭО, но важно понимать, что фактически сократить расход может быть намного сложнее, чем просто урезать количество часов, которые необходимо работать. Последнее просто приведёт к тому, что у сотрудников появится больше свободного времени.

«Эта система позволит сократить трудозатраты…»